時間管理がうまくいかない人の共通点の１つに、「終えるべき時間に終わらせることができない」ということが挙げられそうです。
時間管理をしようとしているならば、おそらく予定表のようなものを作成し、「何時に何を始め、それは何時に終える」といった計画を立てているものと思われます。
そういう計画を立てているにも関わらず、思ったように予定がこなせないのは、
１．予定通りに「始める」ことができないから
２．予定通りに「終わらせる」ことができないから
という２つの理由が考えられます。
自分で立てた予定をこなしていくためには、当然、「予定通りに始める」ということが重要です。
しかし、「予定通りに始めることができない」のは、もしかしたら、その１つ前の予定について、「予定通りに終わらせることができないから」なのかもしれません。
例えば、「Ａ」という仕事を「10:30〜11:30」という時間にやり、「Ｂ」という仕事を「11:30〜12:00」という時間でやろう、と予定を立てたとします。
「Ａ」も「Ｂ」も、どちらも「予定通りに始める」ことが大事ですが、そもそも「Ｂ」を始めるためには、「Ａを予定通りに終わらせる」ということが大事になるわけです。
「Ａ」を予定通りに終わらせることができなければ、当然「Ｂ」を予定通りに始めることができません。
よって、「始めること」を意識するよりも、「終わらせること」を意識することが重要となります。
では、「予定通りに終わらせる」ことができないとしたら、どのような原因が考えられるでしょうか？
■原因１： 自分の処理能力に対して、そもそも仕事の量が多すぎる。（計画の段階での時間の見積りが甘い）
■原因２： 途中で邪魔が入ってしまう。（人に話しかけられたり、中断を余儀なくされたり）
■原因３： ある程度まで完成しても、その完成度で納得できず、もう少し完成度を高めたいと思ってしまう。
他にもあるかもしれませんが、主な原因は上記の３つくらいでしょうか。
まず「原因１」については、場数を踏んで経験値を高めていくうちに解消される可能性が高いと言えます。
計画を立てる段階で、「自分の処理能力で、これだけの仕事量ならば、これくらいの時間があればできる」という予測を立てることができれば、予定通りの時間で終えることもできるようになります。
しかし、あまり経験のないことや初めてやるようなことであれば、そのような予測が立たないこともあります。
いずれにせよ、「原因１」については、予定を立てて実行する、ということを繰り返していけば少しずつ解消されていくものと考えられます。
「原因２」については、これはもう仕方がないことかもしれません。
せめてやれることは「邪魔が入ることを想定して予定を立てる」ということです。
邪魔が入り、仕事の中断を余儀なくされた場合でも、それを補うだけの時間をきちんと確保しておくのです。
まあ、邪魔というものはたいてい思いがけずに入ってくるものですから、なかなか簡単にはいかないのですけれど。
そして、もしかして、一番の難敵は「原因３」かもしれません。
少し長くなりましたので、この続きはまた次回。
どうぞお楽しみに！
