やるべき仕事の量が、自分の処理能力を超えてしまっている状態のことを「オーバーワーク」と言います。
オーバーワークというのは、仕事環境などから強制的に発生してしまうケースがほとんどかもしれませんが、「自分自身の努力」によって軽減できる場合もあります。
では、「自分自身の努力」とはいったいどのようなものでしょうか？
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オーバーワークは「時間管理」の基本を実践していけば、かなりの割合で軽減します。
時間管理の基本とは、これまでにご紹介したように、主に以下の２つから始まります。
1. 「やるべきこと」を全て紙に書き出す。
2. 「何をいつやるか」を予め決めておく。
「2」については、なるべく「一週間先」までは最低でも決めておくと良いでしょう。
状況は日々変化しますので、当然、自分で決めたスケジュールも刻一刻と変化していきます。
そうであっても、「今から先の一週間」くらいは予定を決めておいた方が良いです。
未来を見越すことができると、心にゆとりが生まれるものです。
さて、今日は、上記の「1. やるべきことを全て紙に書き出す」について、さらに補足です。
「やるべきこと」を書き出す時、どうせならば、「大きな１つの仕事」を「複数の小さな仕事」に分解してみましょう。
「大きな１つの仕事」のままだと、それを処理しようとした時に「長い時間」と「大きな労力」が必要となります。
もしそれを「複数の小さな仕事」に分解することができたならば、その分解された１つ１つの仕事に要する時間と労力も小さくなります。
「大きな仕事を分解する能力」があれば、細かくした仕事のうち、「一部」を誰かに任せることができるようになります。
自分でこなすのも、１つ１つが小さければ楽になりますし、隙間の時間に処理することも可能となります。
また、細かく分解することによって、「ここは必要ない」という部分と「ここは絶対に必要だ」という部分に関する「線引き」も明確となります。
大きな仕事をこなせる人は、たいてい、この「分解する能力」に優れています。
逆に、大きな仕事を大きいままでこなそうとする人は、最後まで終えるのに相当な時間と労力を消費してしまったり、あるいは「できませんでした」で終わってしまいます。
もちろん、「分解する」だけでは不十分です。
「分解」した後で、１つ１つの処理が終わった仕事を、再び「１つにまとめる」ということも必要です。
それはまるで、何トンもあるような巨大な機械を、人の手だけで運ぼうとするようなものです。
人間１人の力には限りがありますので、何トンもの重量のものを運ぶには、それだけの人数が必要となります。
ところが、もしも自分に「分解する能力」があり、さらに「１つにまとめる能力」があったならば話は別です。
何トンもある機械も、人の手で運べるほどの大きさにまで分解すれば、少々時間はかかっても、少ない人数で運ぶことができることでしょう。
そして、運び終わった後で「１つにまとめる」ということができれば、結果的に、何トンもの重量の機械を運ぶことに成功したと言えます。
分解することができなければ「運べません、無理です」という回答で終わってしまうかもしれません。
大きな仕事をこなすためには、「分解する能力」と「１つにまとめる能力」がとても役に立つのです。
オーバーワークになりがちな人は、自分の仕事をどうすれば小さく分解できるのかを考えてみると良いかもしれませんね。
＜つづく＞
