ちょっと間が空いてしまいましたが、「オーバーワーク」の状態を改善するにはどうしたら良いかについて考えるコーナー。
前回までにここでご紹介した内容について、一部の人から「なかなかうまくいかない」とのご意見を頂戴しました。
「うまくいかない」のは何故でしょう？
そこを突き止めない限り、オーバーワークの状態を改善することは難しそうです。
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オーバーワークの状態を改善するにはいくつも方法があろうかと思います。
しかし、まずは「現状の把握」がとても大切です。
自分が今、どれくらいの「量」の仕事を持っているのか。
あるいは、自分が今、どのくらいの「時間」をかけて１つ１つの仕事を行っているのか。
そうした「現状」をまずは把握するところから始めなくてはなりません。
それを可能にするためには、最初にもご紹介しましたが、「紙に書き出す」ということがとても有効です。
やってみれば分かりますが、「今、自分が抱えている仕事」を紙に書き出してみると、自分がやらなくてはならない仕事量の「全体像」が見えてきます。
これをやってしまうと、何よりも自分の「頭」が楽になります。
自分の頭の中で、「あと何をしなくてはならない」ということを覚えておく必要がなくなるからです。
そして、「やるべきこと」を紙に書き出したら、次にやるべきことは、「未来のスケジュールを予め決めておく」ということです。
「１日」の時間の使い方、あるいは「１週間」の時間の使い方を予め決めておくと、やるべきことを「終える見込み」が出てきます。
もちろん、時間が経つにつれて新しい仕事が追加されていくことでしょう。
それでも「何をいつやるか」を決めておくのと決めておかないのとでは、精神的に全然違います。
「何をいつやるか」をこれまた「紙」などに書き出しておけば、１つの仕事が終わった後で、速やかに「次の仕事」に移ることができます。
もし、「何をいつやるか」を予め決めていなければ、１つの仕事が終わった後に、「何をやるべきか」を考えなくてはなりません。
そこに「迷い」や「判断ミス」が生じてしまうと、終えられるはずだった仕事が終わらなかった、という事態に陥りやすくなります。
また、「何をいつやるか」を予め決めておくことで、「この仕事は何時までに終わらせよう」という時間的な目標も明確となります。
「何をいつやるか」を決めていなかったら、１つの仕事にかけるべき時間の見積りも甘くなります。
なので、「何をいつやるか」ということを考えるのは、仕事と同時進行にすべきではありません。
「仕事に取りかかる前」の時点で、「何をいつやるか」を決めておかなくてはならないのです。
「何をいつやるか」を決めて仕事を始めると、やはり自分の「頭」が楽になります。
「やるべきことを紙に書き出す」ということと「何をいつやるかを決めておく」ということは、時間管理の基本中の基本です。
ところが、この２つをやらずに仕事をこなそうとして、結局、オーバーワークの状態から抜け出せない人がたくさんいるようです。
その原因は何でしょうか？
次回、もう少し詳しく考えてみましょう。
＜つづく＞
