前回、時間をうまく使う人は、「１日の始まり（朝）」や「１週間の始まり（月曜日）」の時点で、すでに時間の使い方を決めていると書きました。
私の元上司も、朝、会社に来たら、まず最初に「今日の時間の使い方」を確認していました。
自分がかかえている仕事を書き出した「紙」を見ながら、今日中にやるべき仕事をピックアップし、さらにそれらを時系列に並べていくのです。
この作業は、「紙」でやっても良いですし、「ふせん」を使っても良いですし、または「パソコン」を使っても構わないでしょう。
何の仕事を、どんな順番で、どれくらいの時間をかけてやるか、ということを、そう、たっぷり15～30分くらいかけて決めていくのです。
この時、まず先に「ルーチンワーク」から割り振っていきます。
「ルーチンワーク」とは、英語で「routine」と表現されるもので、「毎日の決まりきった事柄（仕事）」のことです。
例えば、
・朝一の為替相場チェック
・外電のチェック
・新聞のマーケット欄を確認
・交通費、領収書をまとめる
・伝票の整理
・前日の（あるいは先週の）業務報告をまとめる
などのように、「たいてい毎日やることで、あまり考えずにやれること」がルーチンワークと言えます。
ルーチンワークは、かかる時間もよく把握しているでしょうから、どれくらいの時間を確保すれば良いか、割り振りもしやすいはずです。
人によっては、日常の業務のほとんどがルーチンワークという人もいるのではないでしょうか。
また、このブログの過去の記事に書いたように、本当に必要ではない仕事は今やかなりの程度まで削除されているはずなので、ルーチンワークが無駄だということはないはずです。
ルーチンワークは、朝の最初にやってしまうと良い場合もありますが、中には午後でないといけない、あるいは夕方でなくてはいけないというような「制約」があるものもあるかもしれません。
いずれにせよ、日々の就業時間のどの時間帯にルーチンワークを入れるべきかを先に考えて割り振ってしまい、そのあとでルーチンワーク以外の時間を割り振っていくことになります。
仕事を割り振る際は、最初から「残業」の時間帯を含めてはいけません。
はじめから「定時まで」の時間帯の間で「今日やるべき仕事」を割り振ります。
「そんなの無理だ！」と顔を赤くして猛反発する人もいるかもしれませんが、そこは、まあ、あくまで「目標」ということで、気楽に設定してみてはいかがでしょうか。
とにかく、毎日のルーチンワークを先に割り振って、その後で、さあ、それ以外の仕事をどう割り振るか考えていくのです。
ルーチンワーク以外の仕事をどう割り振るかについては、また次回書きますね。
どうぞお楽しみに！